随着社会的进步和计算机技术的不断发展，计算机技术已经逐渐渗透到人们的日常工作和生活中，特别是在公务处理方面得到了广泛的使用，因此，熟练使用计算机进行工作和信息管理已成为现代办公人员应具备的最基本的能力。
本书由多年从事办公室业务的人员总结归纳，力图做到理论与实践相结合。本书章节安排合理，注重实用性和可操作性。全书共分16章，第1章介绍了计算机的工作原理，计算机的硬件系统及常用办公自动化设备等基础知识；第2章介绍了键盘操作与文字输入的方法，包括最常用的五笔字型输入法和拼音输入法；第3章介绍了硬盘的分区与格式化方法，以及如何安装Windows XP操作系统；第4章介绍了Windows XP的基本操作、文件管理和磁盘管理等内容；第5、6章介绍了如何使用Word 2003文字处理软件处理公文，包括文档的创建、文字输入、编辑、保存和关闭，字符格式、段落格式、页面和表格的设置，以及样式、模板的使用等；第7章介绍了使用Excel 2003创建电子表格、格式化工作表、数据分析和图表的制作方法等；第8章介绍了使用PowerPoint 2003制作演示文稿，设计幻灯片和播放演示文稿等；第9章介绍了常用的Internet知识，包括上网必要的配置、浏览并搜索网页、下载网络资源等；第10章介绍了使用Outlook Express创建账户、收发电子邮件的方法和技巧等；第11、12章介绍了使用Outlook 2003提供的强大的任务管理功能，安排个人工作日程等；第13章介绍了局域网的使用；第14章介绍了在Windows XP中备份数据以及使用光盘刻录机存储数据的使用方法；第15章介绍了扫描仪、复印机、打印机和传真机的使用；第16章介绍了WinRAR、ACDSee、金山词霸以及Norton AntiVirus等常用软件的使用方法。
本书采用由浅入深、循序渐进的讲述方法，在内容编写上充分考虑到初学者的实际阅读需求，通过大量实用的操作步骤，让用户直观、迅速地了解常用办公软件的主要功能。在本书每章的结尾处还提供了习题与上机操作，以使用户能够检验自己对各章内容的消化程度，并巩固所学到的知识。当学习完本书内容后，读者也可以通过书中的“电脑办公综合测试题”来检测自己的学习情况。
本书是集体智慧的结晶，除封面署名的作者外，参加本书编写和制作的人员还有陈建伟、孙红丽、方峻、王岚、郑岩峰、李伟、张立浩、徐帆、陈笑、孔祥丰、邱丽、成凤进、牛静敏、王维、张雪琴等人。由于作者水平有限，加之创作时间仓促，本书不足之处在所难免，欢迎广大读者批评指正。
作 者

本书主要介绍了目前电脑办公人员需要掌握的办公软件基本知识，内容包括Windows XP操作基础知识，五笔字型输入法，Word 2003，Excel 2003，PowerPoint 2003，Outlook 2003，Internet Explorer 6，Outlook Express、常用工具软件的使用方法与操作技巧，打印机、扫描仪、传真机和刻录机的使用方法，以及局域网的使用。
本书结构清晰、内容翔实、语言简练、实例丰富、图文并茂，具有很强的实用性，适合办公人员以及计算机初学者学习，还可作为高等院校及计算机培训学校教材。

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第1章 电脑办公入门 1
1.1 办公自动化概述 2
1.1.1 办公自动化的功能和特点 2
1.1.2 办公自动化的发展 4
1.1.3 现代企业办公自动化的支持平台 4
1.2 办公自动化常用的硬件设备 5
1.2.1 计算机 5
1.2.2 打印机 6
1.2.3 扫描仪 7
1.2.4 数码相机 7
1.2.5 复印机 8
1.2.6 传真机 9
1.3 办公自动化常用的软件 9
1.3.1 系统软件 9
1.3.2 应用软件 11
1.4 习题与上机操作 12
1.4.1 填空题 12
1.4.2 选择题 12
1.4.3 问答题 12
第2章 键盘操作与文字输入 13
2.1 电脑键盘的布局 14
2.1.1 功能键区 14
2.1.2 打字键区 15
2.1.3 光标控制键区 16
2.1.4 数字键区 16
2.2 指法练习 17
2.2.1 手指定位 17
2.2.2 手指的分工 17
2.2.3 指法和击键要点 18
2.2.4 开始练习 19
2.3 掌握五笔字型输入法 20
2.3.1 汉字的构成 20
2.3.2 汉字的分解 20
2.3.3 5种笔画 21
2.3.4 字根与字根键盘 21
2.3.5 字型 22
2.3.6 单字的输入 23
2.3.7 简码输入 26
2.3.8 词语输入 27
2.3.9 重码和Z键 27
2.4 拼音输入法 28
2.4.1 全拼输入法 29
2.4.2 智能ABC输入法 29
2.4.3 微软拼音输入法 30
2.5 思考与上机操作 30
2.5.1 填空题 30
2.5.2 选择题 30
2.5.3 问答题 31
2.5.4 上机操作 31
第3章 安装Windows操作系统 33
3.1 硬盘的分区与格式化 34
3.1.1 硬盘分区 34
3.1.2 格式化硬盘 37
3.2 安装Windows XP操作系统 38
3.2.1 安装前的准备 38
3.2.2 安装Windows XP 39
3.3 启动与关闭计算机 45
3.3.1 启动计算机 45
3.3.2 关闭计算机 46
3.4 习题与上机操作 48
3.4.1 填空题 48
3.4.2 选择题 48
3.4.3 问答题 48
第4章 轻松架驭Windows 49
4.1 初识Windows 50
4.1.1 Windows的桌面 50
4.1.2 “开始”菜单 51
4.1.3 窗口的基本操作 52
4.2 设置个性化桌面 54
4.2.1 排列桌面图标 54
4.2.2 自定义桌面背景 55
4.2.3 设置屏幕保护 56
4.2.4 高级显示属性设置 56
4.3 管理文件和文件夹 58
4.3.1 认识文件和文件夹 58
4.3.2 浏览文件和文件夹 58
4.3.3 选择文件和文件夹 59
4.3.4 创建文件和文件夹 60
4.3.5 重命名文件和文件夹 61
4.3.6 移动、复制文件及文件夹 62
4.3.7 删除文件与文件夹 62
4.3.8 设置文件夹选项 63
4.4 安装和启动应用程序 64
4.4.1 安装和卸载应用程序 64
4.4.2 启动应用程序 65
4.5 磁盘操作 68
4.5.1 磁盘的格式化 68
4.5.2 磁盘碎片整理 70
4.5.3 磁盘清理 71
4.5.4 磁盘查错 72
4.6 习题与上机操作 73
4.6.1 填空题 73
4.6.2 选择题 73
4.6.3 问答题 74
4.6.4 上机操作 74
第5章 编辑与创建Word文档 75
5.1 初识Word 2003 76
5.1.1 Word 2003的界面组成 76
5.1.2 Word 2003的视图 76
5.2 创建与编辑Word文档 78
5.2.1 创建文档并输入文本 78
5.2.2 设置文本格式的字体、字号、字形、颜色和效果 79
5.2.3 设置字符间距 79
5.2.4 设置文本方向 79
5.2.5 使用项目符号和编号 80
5.2.6 设置段落对齐方式 81
5.2.7 设置段落缩进 81
5.2.8 设置段落间距 82
5.2.9 为段落添加边框及底纹 82
5.3 在文档中插入图片 85
5.3.1 插入剪贴画 85
5.3.2 插入来自文件的图片 86
5.3.3 设置图片格式 86
5.3.4 设置组织结构图 87
5.4 创建表格 87
5.4.1 在文档中插入表格 87
5.4.2 插入和删除行、列 88
5.4.3 调整表格的列宽和行高 88
5.4.4 插入和删除单元格 89
5.4.5 合并和拆分单元格 89
5.4.6 绘制斜线表头 89
5.4.7 在表格中输入和移动数据 90
5.4.8 在表格中排列文本 90
5.4.9 设置表格的边框和底纹 90
5.4.10 在表格中计算 90
5.5 习题与上机操作 93
5.5.1 填空题 93
5.5.2 选择题 94
5.5.3 问答题 94
5.5.4 上机操作 95
第6章 文档高级编排与打印 97
6.1 使用模板和向导 98
6.1.1 了解模板 98
6.1.2 使用模板创建文档 98
6.1.3 创建模板 99
6.2 使用样式 100
6.2.1 应用样式 101
6.2.2 修改样式 101
6.2.3 创建样式 102
6.3 编制目录 103
6.3.1 编制文档目录 104
6.3.2 编制图表目录 105
6.3.3 编制引文目录 105
6.4 分页与分节 105
6.4.1 文档强制分页 106
6.4.2 插入分节符 106
6.4.3 设置分栏 107
6.4.4 插入分栏符 107
6.5 添加页眉和页脚 107
6.5.1 使用“页眉和页脚”工具栏 107
6.5.2 插入并编辑页眉和页脚 108
6.6 设置文档页面 109
6.6.1 设置纸张大小 109
6.6.2 设置页边距及纸张方向 110
6.6.3 设置页面中文本排列方式 110
6.7 打印预览 111
6.7.1 预览打印文档 111
6.7.2 设置文档显示方式 112
6.7.3 打印当前文档 113
6.7.4 打印多篇文档 113
6.7.5 打印多份副本 114
6.7.6 管理打印队列 114
6.8 思考与上机操作 115
6.8.1 填空题 115
6.8.2 选择题 116
6.8.3 问答题 116
6.8.4 上机操作 116
第7章 创建与编辑Excel表格 119
7.1 建立和编辑工作表 120
7.1.1 Excel 2003的窗口简介 120
7.1.2 创建工作薄 120
7.1.3 输入数据 121
7.2 编辑与格式化表格 122
7.2.1 设置单元格格式 122
7.2.2 调整行高和列宽 123
7.2.3 设置条件格式 124
7.2.4 自动套用格式 124
7.2.5 隐藏与取消行与列 125
7.2.6 为工作表添加背景图案 125
7.3 工作表的计算 127
7.3.1 使用公式 128
7.3.2 使用函数 132
7.4 分析与管理数据 133
7.4.1 建立数据清单 134
7.4.2 数据排序 135
7.4.3 数据筛选 136
7.4.4 分类汇总 139
7.5 绘制与编辑图表 140
7.5.1 图表的基本知识 140
7.5.2 创建图表 141
7.6 使用数据透视表 143
7.6.1 创建数据透视表 143
7.6.2 编辑数据透视表 145
7.7 习题与上机操作 146
7.7.1 填空题 146
7.7.2 选择题 147
7.7.3 问答题 147
7.7.4 上机操作 147
第8章 制作幻灯片 149
8.1 PowerPoint 2003入门基础 150
8.1.1 PowerPoint 2003的工作界面 150
8.1.2 创建演示文稿 150
8.1.3 编辑修改幻灯片 152
8.2 在幻灯片中添加素材 154
8.2.1 添加文本框 154
8.2.2 插入自选图形 155
8.2.3 插入图片 156
8.2.4 插入剪贴画 157
8.2.5 使用剪辑管理器插入影片 158
8.2.6 使用“插入影片”对话框插入影片 158
8.2.7 调整影片及动画 159
8.2.8 插入声音 160
8.2.9 调整声音属性 160
8.2.10 插入表格 161
8.2.11 插入图表 162
8.3 设置幻灯片放映方式 164
8.3.1 幻灯片切换方式 164
8.3.2 设置放映方式 165
8.4 打印演示文稿 165
8.4.1 页面设置 166
8.4.2 打印预览 166
8.4.3 打印演示文稿 167
8.5 保存与打包演示文稿 167
8.5.1 演示文稿的保存与另存为 167
8.5.2 将演示文稿打包为CD 168
8.6 习题与上机操作 169
8.6.1 填空题 169
8.6.2 选择题 169
8.6.3 问答题 170
8.6.4 上机操作 170
第9章 Internet网上冲浪 171
9.1 认识Internet 172
9.1.1 Internet的概念 172
9.1.2 Internet的相关术语 173
9.2 设置Internet连接 175
9.2.1 安装调制解调器 175
9.2.2 创建Internet连接 176
9.3 使用Internet Explorer浏览网页 178
9.3.1 Internet Explorer 6简介 179
9.3.2 打开Web站点 179
9.3.3 使用超级链接浏览网页 180
9.3.4 停止与刷新网页 181
9.3.5 使用收藏夹 182
9.3.6 保存Web页 184
9.4 常用浏览技巧 185
9.4.1 设置主页 185
9.4.2 使用历史纪录 185
9.4.3 加快网络传输速度 186
9.5 从Internet上搜索资源 187
9.5.1 使用搜索按钮 187
9.5.2 使用中文搜索引擎 188
9.6 文件下载 189
9.6.1 下载的基本概念 189
9.6.2 用浏览器直接下载 189
9.6.3 使用断点续传工具 190
9.7 习题与上机操作 191
9.7.1 填空题 191
9.7.2 选择题 192
9.7.3 问答题 192
9.7.4 上机操作 192
第10章 收发与管理电子邮件 193
10.1 电子邮件概述 194
10.1.1 认识电子邮件 194
10.1.2 申请电子邮箱 194
10.1.3 设置电子邮件账户 196
10.2 电子邮件基本操作 198
10.2.1 接收电子邮件 198
10.2.2 阅读电子邮件 198
10.2.3 答复和转发电子邮件 199
10.2.4 创建和发送电子邮件 200
10.2.5 在邮件中使用信纸 202
10.2.6 在邮件中插入项目 203
10.3 邮件管理 205
10.3.1 查找电子邮件 206
10.3.2 删除电子邮件 206
10.3.3 将邮件移动或复制到其他文件夹 207
10.3.4 添加、删除或切换文件夹 207
10.3.5 将邮件保留在邮件服务器上 208
10.3.6 使用规则管理邮件 209
10.4 习题与上机操作 211
10.4.1 填空题 211
10.4.2 选择题 212
10.4.3 问答题 212
10.4.4 上机操作 212
第11章 管理日常工作任务 213
11.1 创建任务 214
11.1.1 认识任务 214
11.1.2 创建新任务 215
11.1.3 创建定期任务 216
11.1.4 从其他项目中安排任务 218
11.2 管理任务 218
11.2.1 关于任务的简单操作 219
11.2.2 更改任务的顺序 219
11.2.3 将任务标记为已完成 220
11.2.4 更改任务的优先级 220
11.3 分派与响应任务 221
11.3.1 向他人分派任务 221
11.3.2 响应任务 222
11.3.3 重新分派任务要求 223
11.3.4 发送任务信息 223
11.4 安排日程 225
11.4.1 认识日历 225
11.4.2 事件和定期约会 227
11.4.3 安排会议 229
11.5 习题与上机操作 231
11.5.1 填空题 231
11.5.2 选择题 231
11.5.3 问答题 231

第12章 日常信息管理 233
12.1 在日记中记录活动 234
12.1.1 启动和配置日记 234
12.1.2 自动记录日记条目 235
12.1.3 手工记录日记条目 236
12.1.4 手工记录与其他类型项目相关的日记条目 237
12.1.5 在日记中记录文档 238
12.2 使用和管理日记 239
12.2.1 在“日记”中打开日记条目 239
12.2.2 设置日记的属性 240
12.2.3 修改和删除日记条目 240
12.3 使用便笺 241
12.3.1 创建便笺 241
12.3.2 设置与整理便笺 242
12.3.3 使用便笺创建“约会” 245
12.3.4 将便笺移动到文件夹中 245
12.4 思考与上机操作 246
12.4.1 填空题 246
12.4.2 上机操作 246
第13章 局域网的使用 247
13.1 网络基础知识 248
13.1.1 什么是网络 248
13.1.2 网络的连接方式 248
13.1.3 网络连接的硬件设备 249
13.2 连接局域网 252
13.2.1 配置网络通信协议 252
13.2.2 设置计算机的网络标识 253
13.3 共享网络资源 255
13.3.1 网络安装向导 255
13.3.2 共享文件和文件夹 257
13.3.3 共享打印机 259
13.3.4 共享Internet连接 259
13.4 使用网络共享资源 265
13.4.1 访问网络资源 265
13.4.2 搜索网络中的计算机 266
13.4.3 统一命名约定 266
13.4.4 创建网络资源的快速访问方式 266
13.5 习题与上机操作 268
13.5.1 填空题 268
13.5.2 选择题 269
13.5.3 问答题 269
第14章 备份与存储数据 271
14.1 备份与还原数据 272
14.1.1 备份数据 272
14.1.2 还原数据 273
14.2 永久存储数据 274
14.2.1 常用存储方式 274
14.2.2 认识刻录机 276
14.2.3 使用Nero刻录光盘 276
14.3 习题与上机操作 284
14.3.1 填空题 284
14.3.2 选择题 285
14.3.3 问答题 285
第15章 扫描、打印、复印和传真 287
15.1 使用扫描仪扫描文本 288
15.2 使用打印机 291
15.2.1 安装打印机 291
15.2.2 配置打印机 293
15.2.3 打印文档 296
15.2.4 管理打印作业 297
15.3 使用复印机 300
15.3.1 复印机的操作 300
15.3.2 复印过程常见问题的处理 301
15.4 使用传真机 302
15.5 习题与上机操作 302
15.5.1 填空题 302
15.5.2 选择题 303
15.5.3 问答题 303

第16章 使用工具软件提高办公效率 305
16.1 文件压缩WinRAR 306
16.1.1 使用WinRAR的图形模式压缩文件 306
16.1.2 使用WinRAR的图形模式解压文件 308
16.1.3 使用向导压缩文件 309
16.1.4 利用向导解压文件 310
16.1.5 在资源管理器中或桌面上解压文件 311
16.1.6 分割压缩文件 311
16.1.7 给压缩文件加密 312
16.2 图片浏览器ACDSee 313
16.2.1 在ACDSee中批量命名文件 314
16.2.2 使用ACDSee创建HTML相册 315
16.2.3 使用ACDSee制作屏幕保护 316
16.2.4 使用ACDSee制作幻灯片 317
16.2.5 使用ACDSee检索文件 319
16.3 金山词霸 320
16.3.1 查找英文单词 320
16.3.2 全文检索 321
16.3.3 在Internet Explorer浏览器中查询单词 323
16.3.4 从屏幕上取词 323
16.3.5 使用迷你背单词 324
16.3.6 使用生词本 325
16.4 杀毒工具Norton AntiVirus 326
16.4.1 设置杀毒选项 327
16.4.2 使用Norton AntiVirus杀毒 328
16.4.3 在线更新病毒库 330
16.5 习题与上机操作 331
16.5.1 填空题 331
16.5.2 选择题 331
16.5.3 问答题 332
16.5.4 上机操作 332
附录A 电脑办公综合测试题 333
附录B 习题与上机操作参考答案 341
附录C 电脑办公综合测试题参考答案 349